En este artículo, te explicamos cómo elegir el mejor punto de encuentro, como ayudar a que los viajeros te reconozcan y ¡cómo aprovechar al máximo de este espacio!

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Guru esperando a sus viajeros en el punto de encuentro del tour.

Si tu punto de encuentro es complicado de encontrar, los viajeros se pueden retrasar, lo que puede desorganizar tu tour. Puede pasar también que los viajeros nunca lleguen al punto de encuentro, y estarías perdiendo dinero. 

¿Cómo elegir el punto de encuentro perfecto?

Pónte en los zapatos de los viajeros. Conocen poco tu ciudad, por lo que es fácil perderse y que lleguen tarde. Haz que sea fácil llegar, tanto para tí como para ellos. 

Tendrás el punto de encuentro perfecto sí es: 

  • Cercano. Piensa en donde se alojan la mayoría de los viajeros, y trata que el punto de encuentro sea cerca de esta zona.
  • Accesible. Debe ser fácil de llegar hasta el punto de encuentro en transporte público (bus, metro,…) o caminando.
  • Conocido. Siempre es más fácil encontrar un lugar conocido y turístico. También será conocido del hotel o de la gente de la calle para que les pueden informar/indicar cómo llegar hasta allí si tienen alguna duda. 
  • Fácilmente reconocible. Puede ser que haya mucha gente en tu punto de encuentro, y ser complicado encontrarte. Al momento de precisar el punto de encuentro, piensa en la primera cosa que se puede ver en tu punto de encuentro y que podría servir de indicación a los viajeros. Puede ser un reloj grande, una torre, un McDonald, la oficina de turismo,… 
  • Adaptado al clima. A nadie le gusta esperar bajo la lluvia o en pleno sol en verano. Lo mejor es elegir un punto de encuentro que evita estos casos, o que solo tengas que moverte unos metros para estar protegido. 
  • Único. Puedes tomar ejemplo del punto de encuentro de otros gurus, pero es importante que a la hora de tu tour, que estés el único que los viajeros pueden encontrar allí. Si hay otros gurus, otros grupos, los viajeros se pueden confundir y ir con otro… 
Guru esperando a sus viajeros en el punto de encuentro del tour.

¿Cómo ayudar los viajeros a encontrarte fácilmente?

  • Ten un elemento distintivo. Puedes llevar un paraguas/bufanda de un color especial, una mochila, una bandera free tour, gafas, gorra, color especial de pelo,… Debe ser algo fuera de lo común y que siempre tienes contigo, no importa el clima o la temporada. Si quieres hacerte paraguas y camisetas con el logo de GuruWalk, enviamos un mensaje y te mandaremos la foto del logo en alta calidad. 
Guru esperando a sus viajeros en el punto de encuentro del tour.
Rellena el campo ‘como encontrarme’. Si vas a ‘editar tour’, en la primera pestaña, encontrarás el campo ‘como encontrarme’ dónde puedes dar indicaciones para los viajeros. Será visible en la página de tu tour y se enviará en el email de reserva. 

Allí debes poner 2 cosas
– El lugar preciso de encuentro (McDonald, estatua, escaleras…);
– El elemento o elementos distintivo(s) que llevarás (bufanda, paragua,…). 
Ejemplo del campo 'como encontrarme' en el página de un tour de GuruWalk
Ejemplo de un guru de Florencia
Ejemplo del campo 'como encontrarme' en el página de un tour de GuruWalk
Ejemplo de un guru de Roma
  • Da indicaciones antes del tour. Puede ser en tu mensaje de bienvenida cuando los viajeros reservan, y/o en tu mensaje de recordatorio unos días antes del tour. Estos son unas de las cosas que podrías enviar: 
    • Día y hora de la reserva;
    • Enlace de Google Maps del punto de encuentro (versión corta del enlace recomendado);
    • Fotos del punto de encuentro;
    • Vídeo del punto de encuentro y cómo llegar hasta allí;
    • Elementos distintivos; 
    • Recomendaciones para llegar, cómo comprar pasajes de transporte público, precios, etc. 
    • Tu número de teléfono (WhatsApp,…);
    • Decir que es importante llegar a tiempo, que pasa si llegan tarde,…
Foto de perfil de 2 guías de la plataforma GuruWalk con sonrisa y de buena calidad.
  • Sé el primero en el punto de encuentro. Te recomendamos estar mínimo 15 minutos antes, que es cuando los primeros viajeros empiezan a llegar. Al no verte, los viajeros podrían estresarse y/o pensar que se equivocaron de lugar, lo que genera una mala experiencia. 
  • Sé accesible. Mientras esperas a los viajeros, debes parecer que les estás esperando y no parecer ocupado, mirando el móvil, escuchando música, leyendo,… Sino los viajeros pueden tener una mala imagen o pensar que no eres su guru. 
  • Reconoce tus viajeros. El mejor guru localiza sus viajeros en el punto de encuentro. Si ves gente que parece perdida, buscando algo en su móvil, ¡seguro que son tus viajeros mirando su reserva para encontrarte!  
  • Pregunta a los viajeros. Tanto los que vinieron como los otros. ¿Ha sido fácil llegar? Si no, ¿por qué? Así aprenderás y podrás evitar que vuelva a pasar. 
  • Ten un solo punto de encuentro. Si tienes varios tours, te aconsejamos guardar el mismo punto de encuentro, si es posible, porque así lo haces más fácil cuando invitas a los viajeros a unirse a tus otros recorridos. 

¿Cómo cambiar el punto de encuentro en la plataforma?  

Es muy sencillo. Solo tienes que ir a la página de tu tour y hacer clic en ‘editar tour’. Llegarás a la primera pestaña ‘Localización’. 

Tienes PRIMERO que cambiar la dirección en ‘¿Dónde se realiza el tour? y luego ajustar el pin en el mapa. Y no lo contrario, sino no funcionará 😉 

Captura de pantalla de la edición del tour en la plataforma de GuruWalk, para modificar el punto de encuentro

Allí tienes también la posibilidad de dar más indicaciones en el campo ‘como encontrarme’.

¿Está todo bien? Entonces no olvides hacer clic en ‘Guardar’ y ya está!

Aprovechar el punto de encuentro

  • Captar viajeros en el camino. 

En tu camino para llegar al punto de encuentro, quizás pasas cerca de hoteles donde se alojan los viajeros. ¿Por qué no hablar con ellos de tu actividad? 

Puedes dejar panfletos y carteles y decir que pasarás a tal hora a recoger los viajeros en la recepción del hotel. Para el hotel, es genial porque ofrece una actividad más sin organizar nada. Si el hotel es muy cooperativo, hasta te podrá avisar si tiene personas interesadas (y así aprovechas mejor tu tiempo). Sino, siempre puedes dar un incentivo como una pequeña comisión por cada viajero que viene de él. 

  • Captar viajeros en el punto de encuentro. 

Como hemos dicho, los mejores puntos de encuentro son lugares turísticos. Entonces es el lugar perfecto para atraer más gente. Ponte allí 30 minutos antes con un paraguas o una bandera invitando los viajeros a unirse, y los viajeros curiosos te preguntarán más sobre el ‘free tour’. 

Guía de free tour en Cambridge invitando los viajeros a unirse al tour con una bandera de GuruWalk.

Además, si eliges el mismo punto de encuentro que una gran agencia de free tours, pero que haces el tour 30 minutos después de ellos, podrás también acoger a los viajeros de la agencia que llegaron tarde y que se quedaron sin tour. 

Próximos artículos: ¿Cómo gestionar los viajeros en el punto de encuentro? y ¿Qué hacer cuando un viajero llega tarde? 🙂 

¿Y tú? ¿Dónde haces el punto de partida y por qué elegiste este lugar?